COMO CREAR UN EVENTO
Publicado en Albadalejo :: Soluciones Audiovisuales
COMO CREAR UN EVENTO AUDIOVISUAL
SOLUCIONES AUDIOVISUALES
Evaluación de las necesidades del evento
Nuestro cliente sabe cual es el resultado final que espera, nosotros somos los responsables de convertir estas ideas en soluciones audiovisuales reales que cumplan las expectativas deseadas.
En primer lugar, debemos tener la máxima información del público objetivo asistente al evento, así como la naturaleza del cliente. Para nosotros todo evento tiene la máxima importancia y nuestro objetivo es brindar las soluciones que mas encajen en cada caso.
La empresa organizadora nos deberá facilitar las necesidades técnicas para que podamos contemplar el tipo de equipos audiovisuales a proponer. Los requerimientos pueden variar enormemente en función del tipo de evento a celebrar y de los actos que se lleven a cabo en el mismo.
El espacio, si previamente está definido, nos permitirá o limitará la adopción de algunas de las soluciones a proponer; si no tenemos un lugar definido habrá que localizar el mejor en función de las necesidades técnicas. En el mundo del audiovisual podemos crear grandes y espectaculares montajes, pero para ello necesitamos disponer de una base mínima en distintos aspectos. Los organizadores de eventos cada vez buscan espacios más originales para sus clientes y en muchas ocasiones no han estado concebidos para la llevar a cabo eventos. Algunos de los aspectos que nos condicionaran son los siguientes:
- Acceso al espacio para carga y descarga de equipos.
- Suministro eléctrico suficiente para el correcto funcionamiento de los equipos.
- Limitaciones de carga en techos y existencia de puntos de “rigging”.
- Capacidad de carga de los suelos.
- Aislamiento acústico del espacio.
- Conectividad internet
- Posibilidad de oscurecimiento de los espacios.
Es fundamental tener una orientación del techo presupuestario para la realización del evento, este nos dará una guía para la propuesta que debamos confeccionar.
Presentación de nuestras propuestas y soluciones.
Una vez recibida la información básica sobre el evento debemos empezar a trabajar en la mejor propuesta en función de las necesidades.
Lo habitual, y siempre condicionado al volumen del evento, es crear un comité liderado por el Project Manager responsable donde los especialistas en cada uno de los distintos apartados del audiovisual realizarán las propuestas. Para grandes eventos siempre se requiere un especialista para cada una de las diversas disciplinas: Rigging, video, sonido e iluminación. Es posible que se desestimen soluciones propuestas debido a diversos motivos tales como seguridad, limitaciones técnicas o limitación presupuestaria.
Si el evento lo requiriese se complementará la oferta con otras especialidades íntimamente ligadas a los audiovisuales como pueden ser tarimas, cortinajes, escenarios, decoración, señalética, mobiliario, streaming, energía, etc…
Es necesario que el cliente tenga una idea de como va a quedar “su evento” antes de la realización del mismo, habitualmente este es un trabajo que la empresa planificadora del evento lleva a cabo y que integra de forma global dentro del proyecto. En Albadalejo tenemos los medios necesarios para poder realizar una recreación virtual de los audiovisuales de los eventos, incluyendo renderizados, realidad aumentada, panoramas interactivos o “Web View” 360º.
La presentación de nuestra oferta deberá estar siempre acompañada de unos textos explicativos de cada una de las soluciones adoptadas, los desafíos que conlleva y de las técnicas empleadas. En caso de desestimarse alguna de las propuestas iniciales deberá documentarse el motivo y las alternativas que se proponen.
La valoración económica deberá ser clara, transparente y realizada de forma que el cliente pueda fácilmente interpretar todas aquellas partidas y subpartidas que integran el proyecto. Es importante que se vea de forma nítida cual es el coste de cada una de las ideas que en las reuniones iniciales se propusieron.
Preproducción del evento.
Una vez aceptado nuestro proyecto, empieza una de las fases más delicadas del evento. Cada una de las partidas y proveedores externos, si los hubiese, son una pequeña pieza de un gran puzle que debemos encajar a la perfección. Todos los departamentos de la empresa han de trabajar al unísono y en sus diferentes campos para que cuando se inicie el montaje el margen de error sea cero.
La selección del personal técnico, bien interno como externo, es un minucioso proceso que nos va a garantizar que este evento sea un éxito. En Albadalejo contamos con los mejores profesionales para cada especialidad y técnica; ahora nos toca escoger los perfiles humanos que encajan mejor con el evento. Deberemos asegurarnos de que el personal externo que participe, incluyendo los proporcionados por subcontratas, tengan toda la documentación perfectamente actualizada, entre las que se encuentran obligaciones tributarias, certificado médico, PRLs, EPIs, cursos de maquinaria, certificados de trabajo en altura, etc…
Hay que efectuar un planteamiento logístico íntegro del evento, ello incluye desde los transportes de materiales para montaje y desmontaje, alojamiento y manutención del personal, seguridad de los equipos y toda aquella documentación de seguridad sobre el espacio necesaria para llevar a cabo el montaje. Es importante una cooperación con el espacio donde se realizará el evento, la empresa planificadora del evento y otros profesionales de distintos ámbitos que también participan. La coordinación de horarios es básica y fundamental para que se puedan cumplir los timmigs.
Todas las producciones llevadas a cabo por Albadalejo están asociadas a un dosier técnico realizado por el Project Manager y en el que se incorporan todos los detalles necesarios para que los integrantes del equipo sepan su cometido, cuando lo ha de hacer y donde lo ha de hacer. En este dosier se incluyen todas las soluciones logísticas aportadas, así como los detalles de las soluciones técnicas previstas para el evento. Una parte importante del dossier está compuesto por la planimetría desarrollada para la ocasión; en ella se indica cual es el lugar donde cada elemento debe estar y de que forma ha de ser montado. No cabe dejar abierta la puerta a la improvisación, todo tiene que estar perfectamente documentado.
El montaje.
Iniciamos el montaje, es importante convocar a todo el personal unos minutos antes de su inicio para poder efectuar una reunión explicativa de como va a ser el proceso. El Project Manager lidera el encuentro y le traspasa toda la información al jefe de equipo, que será a partir de ahora quien tome la responsabilidad del montaje del evento siempre siguiendo las instrucciones especificadas en el dossier que se distribuye al equipo.
Es importante efectuar el montaje como se ha acordado, no ceder a la improvisación pues podría afectar los timmings. En caso de que el cliente sugiera modificaciones deberá comunicarse siempre con el jefe de equipo quien a su vez lo compartirá con el Project Manager. Puede aparecer un imprevisto, está previsto que aparezca; ya hemos contado con ello.
Entregamos el evento al cliente a la hora convenida, a tiempo. Explicamos los detalles y pormenorizamos en aquello que pueda ser interesante. Efectuamos los ensayos y todo queda listo para para el Evento.
El evento y su desmontaje.
Ha llegado el gran día. Para nosotros es un trabajo más que realizaremos con toda la profesionalidad que nos caracteriza, pero para nuestro cliente es “el evento” y así ha de notarlo.
Convocamos al equipo con la suficiente antelación. Todos los equipos han de estar en marcha y a punto para iniciar el evento. Hay que verificar que todo esté listo y a punto para iniciar cuando nos lo digan; a partir de ese momento vamos a marcar la pauta de todo lo que suceda. Nos ajustamos el intercom y esperamos la señal: 3, 2, 1….
….ya hemos acabado. Todo ha salido bien, como es habitual. Estamos cansados pero satisfechos por el trabajo realizado. Hemos de esperar unos minutos a que los invitados desalojen las instalaciones para poder empezar con el desmontaje; si el evento ha sido corto se encargará el mismo equipo sino otros compañeros los relevaran.
Tras el desmontaje y antes de que el último camión se vaya hay que echar siempre un vistazo y verificar que se dejan las instalaciones en el mismo estado en que las hemos encontrado.
